【職場で使える英会話】電話でアポを取るときの便利なフレーズ

外国人のビジネスパートナーと仕事を共にすると、直接会う約束、いわゆる「アポイントメント」(appointment)を電話で取り付けたいシチュエーションも多くなるのではないでしょうか。

ビジネス英会話初心者で、しかも電話での英会話となると、とても緊張してしまいます。

今回ご紹介するフレーズを覚えて、自信をもって電話でアポを取れるようになりましょう。

自分の名前と会社名を明確に

まず、電話をかけたら、ゆっくりと明確に、自分の名前を会社名を伝えましょう。そして、誰に電話を繋げたいのか、またどのような用件なのかも簡単に述べるとよいでしょう。

<例文>
Hello. My name is Hanako from ABC Service. May I speak to Mr. Brown, please?
（もしもし、ABCサービスのハナコと申します。ブラウンさんはいらっしゃいますか？）

My name is Takashi from XYZ Corporation. I would like to speak to Miss. Smith regarding our next meeting, please.
（XYZコーポレーションのタカシと申します。スミスさんと次の会議についてお話したいのですが。）

Hello. My name is Yoko from Tokyo Language School. I would like to speak to someone regarding human resource management, please.
（もしもし、トーキョーランゲージスクールのヨウコと申します。人事管理についてどなたかとお話したいのですが。）

ビジネスでの電話ですので、”I want to speak to XXX” （XXXと話したいです）という表現はカジュアルすぎるので避けた方がいいでしょう。

アポを取ったら必ず確認を

無事話したい相手に繋がったら、いつ会いに行けば都合がいいか、失礼のないように丁寧に伝えましょう。また、電話の最後に、必ずアポイントメントの日時を確認しましょう。

<例文>
Hello, Mr. Brown. It’s Hanako from ABC Service. I am calling to see if you are going to be available sometime next week. I would like to discuss regarding the budget with you.
（もしもし、ブラウンさん。ABCサービスのハナコです。来週お時間ありますでしょうか。予算について話し合いたいのですが。）

Hi, Miss Smith. This is Takashi speaking. I was wondering if I could come to your office sometime soon to talk about Plan ABC with you.
（スミスさん、タカシです。プランABCについてお話したいのですが、近々お伺いしてもよろしいでしょうか。）

Okay, so that’s next Wednesday at 2pm. I will see you then.
（わかりました。来週水曜日の午後2時ですね。ではその時にお会いしましょう。）

I look forward to seeing you on Monday at 10am.
（月曜日午前10時にお会いするのを楽しみにしています。）

アポイントメントを取り付けるフレーズは、少し長く感じますが、覚えておくととても便利です。

電話でも声の雰囲気は伝わりますので、相手に見えなくても、笑顔で電話をかけるよう、しっかり覚えて練習しておきましょう。